Im Gegensatz zu der Konfiguration innerhalb des BLP 5.1 werden die Suchen nach Dokumenten und Inhalten in einem gesonderten Bereich innerhalb des Designers konfiguriert und verwaltet. Smart Search ist an dieser Stelle als zentrale Verwaltung für Suchen konzipiert worden.

Grundsätzlich weicht das Ergebnis einer Suche nach Dokumenten nicht von den Suchen aus den vorherigen Versionen des BLP ab, ebenso die Elemente, die für eine Suche eingetragen werden müssen. Es hat sich nur der Ablaufmechanismus geändert.

Die Suchen auf Inhalte eines ECM-Systems finden nach wie vor im Kontext eines Anwenders mit der BLP Sidebar / BC statt und sind je nach Szenario an eine TAB Action oder eine Object Action gebunden. Zusätzlich kann nun auch auf die Auswahl eines Objektes in der Sidebar reagiert werden, da Suchen nun unabhängig konfiguriert werden und anhand einer frei wählbaren Bedingung einzeln oder gleichzeitig ausgeführt werden können.

Beispiel Konfiguration Suche nach Auftragsdokumenten

In diesem Beispiel wird die Suche nach Auftragsdokumenten konfiguriert. Grundlage hierzu sind die Schulungsinhalte der BLP Basis Schulung. Es wird davon ausgegangen, dass sich in dem ELO ECM System Dokumente und Belege befinden, welche die Verkaufsauftragsnummer und das Unternehmen als Merkmale in der Verschlagwortung haben.

Konfiguration Smart Search 

Wechseln Sie innerhalb des Projekt Menüs im Designer auf den Bereich der Smart Search Konfiguration.

Open

 Wählen Sie “Smart Search” aus.

Erzeugen Sie anschließend ein neues Profil

Open

Dieses Profil stellt die einzelnen Suchen und vorgegebene Einstellungen als Profil für Anwender bereit. Es können auch verschiedene Profile mit abweichenden Einstellungen eingerichtet werden.

Innerhalb des Profiles werden nun die Suchen eingerichtet.

Profil Einstellung – Information

Suchprofile

Fügen Sie nun unter Search Profiles eine neue Suche hinzu.

Dies entspricht der Konfiguration einer spezifischen Suche nach Inhalten aus dem ECM System.

Wählen Sie hierzu unter den möglichen Suchen die [ELO – Search Item] Suche aus. Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Suchen abhängig von den Installierten Modulen und der verwendeten Lizenz sind.

Search Profil - Common Settings

Tragen Sie unter den Common Settings folgende Bedingung ein. Bitte achten Sie hierbei auf die Korrekte Formatierung der Condition.

"[DAT.ActiveObject]" == "Auftrag" || "[DAT.Suche]" == "Auftrag"

Das Datenfeld [DAT.ActiveObject] ist ein von dem System vergebenes Feld, welches im Kontext der Objektauswahl des Sidebar-Clients automatisch gefüllt wird. Dies ermöglicht den Suchprofilen, auf die Auswahl eines Objektes im Client eines Anwenders zu reagieren. Das bedeutet: hat der Anwender das Sidebar-Objekt Auftrag ausgewählt, ist das Datenfeld mit dem Wert Auftrag befüllt. Wechselt der Anwender in der Sidebar auf das Objekt Kunde, so ist das Datenfeld mit dem Wert Kunde gefüllt.

Im Reiter Configuration wird nun die Suche nach Dokumenten konfiguriert und in diesem Fall die Suche anhand der Maske Verkauf in Kombination mit dem Unternehmen / Mandanten als Configurationsparameter und dem Verkaufsauftrag aus dem zugehörigen Wert des Sidebar Objektes Auftrag verwendet.

Achten Sie hierbei besonders auf den Optionseintrag [Use Login-Profile from Container]. Dies bedeutet, dass die Suche im Namen des Anwenders ausgeführt wird und vorhandene Berechtigungen greifen. Dies setzt voraus, dass der Anwender der Sidebar innerhalb des ELO ECM-Systems angelegt und der Windows Anmeldenamen in der Anwenderverwaltung gepflegt wird. Die gezeigte Konfiguration ist für Testzwecke gedacht um direkt mit einem Technischen Benutzer, wie z.B. ELOService, nach Dokumenten zu suchen.

Das Login Profil wird innerhalb des [Credential Stores] eingerichtet.

Columns

Im Bereich der Columns können zusätzliche Spalten eingerichtet werden, um bestimmte Metadaten bzw. Verschlagwortungsinformationen hervorzuheben und diese in der Listenansicht der Trefferergebnisse hervorzuheben. Dies bietet sich bei Vorgangs- oder Stammdatennummern wie Auftragsnummer, Kundennummer oder Projektnummer an, welche im Rahmen der Inhaltsorganisation einen besonderen Stellenwert haben

Die Zuweisung wird hier aus den einzelnen Maskenfeldern der in den Suchprofilen verwendeten Masken vorgenommen. Hier wird die Form COL.Feldname eingetragen. 

Views

In dem Konfigurationsbereich Views wird die Ansicht auf die Trefferergebnisse der Suchen eingerichtet. Hierbei kann sowohl die Sortierung als auch die Art einer gewünschten Gruppierung vorbelegt werden.

Wählen Sie hierzu die Sorting Auswahl auf das Document Date und die Grouping Auswahl auf Indexfield und Tragen „Dokumententyp“ ein.

Abweichend kann auch die Auswahl des Grouping / Gruppierung der Trefferergebnisse auf Category /Mask eingestellt werden. Die entspricht einer Gruppierung nach der Verschlagwortungsmaske im ECM System.

Des Weiteren ergänzen Sie die Columns um die Zeile Verkaufsauftrag. Diese Vorgangsnummer ist nun in der Listenansicht verfügbar. 

Commands

Im Bereich der Commands werden die möglichen Aktionen auf Trefferergebnisse innerhalb der Trefferanzeige [Search] ermöglicht.

mnuOpen Command

Diese Kommando lässt die Datei bzw. das Trefferergebnis in dem Standard Windows Programm abhängig von der Dateiendung öffnen.

mnuOpenELOJava

Dieses Kommando öffnet das Trefferergebnis im ELO Java Client öffnen. Es wir die Stelle des Originalablageortes des Dokumentes in der Struktur verwendet.

mnuSaveAs

Dieses Kommando ermöglicht es, die Datei aus der Auswahlliste der Suchtreffer herunterzuladen und dieses zu speichern.

mnuEMail

Dieses Kommando öffnet den Standard Email Client des Anwenders mit der zuvor ausgewählten Datei aus der Trefferliste der Suche.

mnuSendELOLink

Dieses Kommando öffnet den Standard Email Client des Anwenders mit dem Link zu der ausgewählten Datei innerhalb der Suchtrefferliste.

Objekt Einrichten

Damit ein Anwender der Sidebar die Suche ausführen kann, wird eine Tile Action eingerichtet, welche die Suche der Smart Search auslöst.

Gehen Sie hierzu in den Backstage Bereich im Project Menu zum Punkt Object Manager und nehmen der Einstellungen der folgenden Abbildungen vor.

Zum Einrichten einer Suchkachel fügen Sie bitte die Tile Action [Client Command] hinzu und konfigurieren Sie diese bitte wie nachfolgend erläutert.

Neue Tile Action

Tragen Sie innerhalb der [Common Settings] die Visuellen Erscheinungsmerkmale des Tiles ein.

Im Reiter [Configuration] – [Common] müssen nun die „Sidebar Command“ Auswahl getroffen und der Action-Tab Search eingetragen werden. Die Option [Select given tab or business object] sorgt dafür, dass bei dem Betätigen der Kachel in dem Objekt Auftrag die Sidebar in den Search-Tab wechselt.

Ergänzen Sie nun in den [Field Settings] das Data Field [Suche] mit dem Wert „Auftrag“

Dieses Datenfeld wird nach betätigen der Sidebar Kachel Suche im Objekt Auftrag die Bedingung auslösen und die Suche Auftragsdokumente ausführen.

Nach dem Ausführen der Such Tile Action sind die Treffer der ausgeführten Suche zu sehen.

Hinweise zu Smart Search

Einhaltung von Berechtigungen

Achten Sie besonders auf die Einhaltung von vorhandenen Berechtigungen auf Dokumente und Inhalte des ECM Systems. Sie müssen hierzu in der Konfiguration darauf achten, in den einzelnen Suchprofilen vor der Produktivsetzung der Konfiguration das User Login aus dem Container zu verwenden.

Sonst ist es einem Anwender möglich die vorhandenen Berechtigungen zu umgehen. 

Übernahme BLP 5.1 Konfiguration

Wenn Sie im Rahmen eines Updates von Version 5.1 auf Version 5.2 den Konverter verwenden, werden die in den Objekten vorhandenen Suchkacheln automatisch technisch konvertiert und können weiterverwendet werden.

Dies bedeutet, dass die Such-Kacheln (Aktionen) in der Objektverwaltung von 5.1 umgewandelt werden und ein zugehöriges Search-Profile angelegt wird. Die Bedingung (Condition) wird anhand einer GUID ausgeführt. 

Verwendung von mehreren Suchprofilen

Es können auch mehrere Suchprofile mit Suchen in verschiedenen ECM-System, oder Suchen nach Dokumenten und Workflows eingerichtet werden, welche dann auf die gleiche Bedingung reagiere. In diesem Fall werden alle Suchen unabhängig voneinander ausgeführt und die Ergebnisse kumuliert angezeigt. Dies bedeutet, dass auch in verschiedenen Archiven und verschiedenen Quellen nach Inhalten recherchiert werden kann.

Beispiel für das Ausführen von zwei Suchen

Damit gleichzeitig mehrere Suchen ausgeführt werden, muss hierzu eine weitere Suche mit dem identischen Suchauslöser bzw. Trigger ausgestattet werden. Hierzu wird wieder das Kriterium des Datenfeldes [DAT.Suche] verwendet.

Hierzu wird eine zusätzliches Suchprofil eingerichtet, welches innerhalb der Einkaufsdokumente nach Dokumenten sucht, welche einen Auftragsbezug in der Verschlagwortung eingetragen haben.

Hierbei wird in der Suchkonfiguration die Bedingung so gewählt, dass diese ebenfalls ausgeführt wird.

„[DAT.Suche]“ == „Auftrag“

Das Datenfeld [DAT.Suche] wird nach wie vor innerhalb der Konfiguration des Sidebar Objektes Auftrag mit dem Auftragswert gefüllt.

Im Gesamtergebnis wird nun allerdings das Ergebnis aus beiden Suchen kumuliert angezeigt.